Vous êtes syndic de copropriété ou administrateur de biens et vous cherchez un logiciel d’ administration de biens adapté à vos besoins ? Que ce soit pour remplacer votre solution actuelle ou pour équiper votre nouveau cabinet, la sélection d’un logiciel peut s’avérer délicate . Voici quelques conseils pour vous aider à faire le bon choix.

Choisissez un logiciel complet et performant

Pour gérer efficacement vos biens immobiliers, il est nécessaire de choisir un logiciel à la fois complet et performant. Un tel logiciel doit être ergonomique et facile à utiliser, permettant aux administrateurs de biens de réaliser leurs tâches rapidement et avec aisance. La centralisation des informations et la simplification des processus peuvent grandement améliorer l’efficacité et optimiser l’utilisation du temps et des ressources.

Le logiciel doit centraliser tous les processus liés à la gestion d’un bien

Un logiciel administration de biens (ADB) se doit d’être le plus complet possible. Il doit offrir une plateforme unique regroupant tous les outils nécessaires au quotidien des gestionnaires immobiliers :

  • Entrée et sortie des locataires
  • État des lieux
  • Gestion événementielle
  • Comptabilité
  • Assemblées générales
  • Gestion des courriers
  • Facturation agence
  • Extranet

En centralisant les informations, le logiciel permet de gérer efficacement les mandats. Par exemple, il peut afficher sur la fiche d’un client toutes les informations pertinentes : ses lots, l’historique de ses paiements, et les demandes d’intervention. Cela rend le gestionnaire plus réactif et efficace, particulièrement pour répondre aux demandes des clients, locataires ou copropriétaires.

Une solution unique, un prestataire unique = simplicité

Une solution unique simplifie l’organisation du gestionnaire en réduisant le nombre de contrats de fournisseurs, de factures à régler et de formations nécessaires. Cela permet également d’avoir une relation privilégiée avec l’éditeur du logiciel, grâce aux échanges productifs sur les besoins et problématiques du métier permettant à l’éditeur d’adapter son logiciel à vos besoins.

Les principales fonctionnalités comptables indispensables pour les administrateurs de biens

Pour la gérance :

  • Quittance et révision des loyers
  • Saisie et paiement des factures et appels de fonds
  • Régularisation des charges annuelles
  • Gestion des entrées, sorties et remboursements des dépôts de garantie
  • Réversion des loyers aux propriétaires

Pour le syndic :

  • Émission des appels de fonds
  • Saisie et paiement des factures
  • Répartition des charges annuelles

Les fonctionnalités indispensables et qui apportent une réel plus-value

Certaines fonctionnalités peuvent optimiser les missions d’un comptable, telles que :

  • Importation/exportation et traitement des fichiers bancaires
  • Traitement automatisé des chèques locataires et copropriétaires avec génération d’un fichier d’export bancaire au format TLMC
  • Importation des fichiers CAF pour les aides au logement, avec intégration automatisée des encaissements correspondants
  • Lettrage automatisé des écritures d’annulation
  • Reconnaissance automatisée des factures (LAD/RAD)

Un logiciel qui permet de facilité les échanges

Le métier d’administrateur de biens nécessite un suivi rigoureux des demandes clients. Il est donc crucial d’avoir un logiciel qui facilite les échanges entre les différentes parties : comptables, locataires, propriétaires, copropriétaires et établissements bancaires. Chaque étape est interconnectée, et un outil efficace permet de tracer l’historique des actions réalisées.

Pour cela, l’outil doit offrir trois types d’extranet :

  • Extranet locataire : suivi des montants dus et accès aux quittances de loyer.
  • Extranet propriétaire : suivi des montants dus par l’agence, impayés des locataires et accès aux comptes-rendus de gérance.
  • Extranet copropriétaire : suivi des montants dus à la copropriété et accès aux documents comptables relatifs à la copropriété.

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Dernière Mise À Jour: 14 juin 2024