La précomptabilité est souvent perçue comme une tâche secondaire, pourtant, elle représente une partie vitale de la gestion financière de votre entreprise. Bien gérée, elle permet d’éviter de nombreux problèmes économiques et comptables. C’est pourquoi il est primordial de bien comprendre les bases de cette approche ainsi que les pièges courants qu’il faut éviter pour assurer la santé financière de votre structure. Découvrez nos conseils pour gérer de manière optimale la précomptabilité de votre société.

Comprendre ce qu’est la précomptabilité

Si la précomptabilité est parfois négligée par les dirigeants d’entreprise, c’est parce que bon nombre d’entre eux ne comprennent pas toujours en quoi elle consiste. Certains la confondent même avec la comptabilité. Concrètement, la précomptabilité englobe toutes les opérations de collecte, de classement et de traitement des pièces comptables avant leur transmission au service comptable. Elle comprend la gestion des factures, des reçus, des notes de frais et de divers autres documents financiers.

Contrairement à la comptabilité, qui se concentre sur l’enregistrement et l’analyse des opérations de trésorerie, elle est axée sur la préparation et l’organisation des données financières de votre entreprise. Les éléments clés de cette activité sont alors les factures qui justifient vos ventes et vos achats, les reçus qui prouvent vos paiements, ainsi que les notes de frais qui documentent vos dépenses professionnelles. Notez qu’il est courant pour les dirigeants d’entreprise de solliciter un assistant freelance afin de lui déléguer cette tâche administrative et de se concentrer sur leur cœur de métier.

Les fautes courantes à éviter en précomptabilité

La gestion de la précomptabilité peut rapidement devenir compliquée si vous tombez dans les pièges courants qui ont déjà causé la perte de nombreuses autres structures. Parmi ces erreurs classiques, il y a notamment la mauvaise organisation des documents financiers. Un classement désorganisé des factures, des reçus et des autres pièces justificatives rendra difficile le suivi de vos transactions et entraînera des erreurs lors de la saisie comptable. L’oubli du suivi des dépenses et des recettes en temps réel peut aussi être coûteux. Ne pas enregistrer les opérations financières au fur et à mesure qu’elles sont effectuées peut causer des erreurs et des incohérences dans vos comptes.

Il en va de même pour la négligence du rapprochement bancaire. Si vous ne vérifiez pas régulièrement les enregistrements de l’entreprise afin de les comparer avec les relevés de la banque, les irrégularités passeront inaperçues. Cela pourra vous mettre dans une situation économique compliquée. Ne pas garder les documents justificatifs est aussi une erreur de débutant en matière de précomptabilité. Chaque dépense que votre entreprise réalise doit pouvoir être appuyée par un justificatif. Perdre ou ignorer ces documents peut poser problème en cas de contrôle fiscal.

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Quelles solutions pour éviter les erreurs ?

Pour garantir une gestion correcte et plus efficace de la précomptabilité, les dirigeants d’entreprise peuvent mettre en place diverses solutions adaptées. Les experts du domaine recommandent en premier lieu l’utilisation de logiciels dédiés à la gestion précomptable pour automatiser, simplifier et centraliser le suivi des différents documents clés. Parmi ces outils, on retrouve notamment :

  • iTool,
  • Regate,
  • Cegid,
  • Xero,
  • Sage,
  • Spendesk,
  • Sinao,
  • Pennylane,etc.

Même avec l’utilisation d’une technologie avancée, les erreurs peuvent être fréquentes si le personnel de l’entreprise ne sait pas comment s’en servir. Vous devez donc former les responsables aux bonnes pratiques de la précomptabilité afin d’avoir une gestion uniforme et rigoureuse de cette tâche. En complément, mettez en place un processus clair à respecter. Une routine bien établie pour la saisie des données, le classement des documents, le rapprochement bancaire et les autres missions précomptables permet d’éviter les omissions et les fautes.

L’importance de déléguer certaines tâches de précomptabilité

La gestion de la précomptabilité peut être chronophage et complexe, surtout pour les petites entreprises et les travailleurs indépendants. Cela ne veut toutefois pas dire qu’elle peut être négligée au profit d’autres aspects de la gestion de la structure. De ce fait, déléguer certaines tâches à un assistant administratif peut s’avérer une solution efficace. Ce professionnel compétent peut apporter son expertise et son efficacité afin de vous éviter les erreurs courantes.

Il effectuera à votre place la gestion quotidienne de vos documents financiers, le suivi des dépenses et des achats et plus généralement, l’organisation de votre précomptabilité. Il pourra également vous conseiller sur les meilleures pratiques à adopter et vous aider à mettre en place des processus optimisés. En même temps, vous gagnerez du temps précieux que vous pourrez allouer à d’autres activités importantes au développement de votre entreprise.

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Dernière Mise À Jour: 18 juin 2024