Selon la loi, une signature engage et identifie son auteur. Pourtant, il existe une pratique qui permet de déléguer sa signature à une autre personne, la signature pour ordre. Très courante dans les entreprises, cette procédure consiste à signer à la place d’une autre personne qui en a laissé le pouvoir.
La signature PO est différente de la signature par procuration, même si la pratique reste la même. Mais, comment signer pour ordre ? Quelle est la différence entre PO et PP ? Quelles sont les alternatives possibles ? Passons en revue tous les aspects de la signature PO !
Signature pour ordre : la définition
Du point de vue légal, la signature pour ordre PO, donne le droit à une personne de signer un document à la place d’une autre et en donne le pouvoir. Et elle en assume l’entière responsabilité.
Néanmoins, il ne s’agit pas d’imiter la signature de la personne qui doit signer. Cette procédure consiste à apposer sa propre signature à la place de la sienne. Ce, après avoir reçu l’ordre et l’autorisation. Cette délégation est indiquée par la mention PO, qui signifie signature pour ordre.
Cette pratique est très courante dans le milieu professionnel. Un employeur peut déléguer sa signature à une autre personne s’il n’est pas dans le cadre de le faire. Le document signé par ordre est considéré comme un document signé et validé par la personne qu’il doit signer.
Par exemple, un chef d’entreprise peut autoriser à son assistante le pouvoir de signer certains documents à sa place.
Valeur juridique d’une signature pour ordre
Notons qu’une délégation de signature à une autre personne peut s’effectuer dans deux cas de figure. La signature pour ordre PO, se différencie de la signature par procuration PP. Bien que pratique, la signature pour ordre présente des limites juridiques.
La signature par procuration est définie par un cadre juridique particulier. Cette délégation de signature requiert une procuration écrite et authentifiée par les autorités compétentes. L’acte donne l’autorisation légale de signer à la place d’une personne, même pour les documents administratifs.
Par contre, la signature PO ne nécessite pas une procuration. Donc, sa valeur juridique est plus faible. Toutefois, il est possible de rédiger une délégation de signature pour éviter toute contestation suite à une signature par ordre. Le document doit inclure l’identité du délégataire, nom et prénom, la date d’expiration de la délégation et les actes qu’il peut signer.
Les formalités pour signer pour ordre
Pour valider une signature par ordre au compte d’une autre personne sur des documents officiels, le signataire doit écrire la mention PO, suivie de son identité, nom et prénoms. Puis, il appose sa signature.
Attention ! Il ne faut pas signer sur l’endroit réservé au destinataire du document. La signature pour ordre doit avoir la forme suivante :
Mr Dubois, Directeur ressources humaine
P O/PO/ P.O
Mme Lemaire, Assistante RH
Signature
La signature électronique, alternative à la signature P O
Si la signature pour ordre reste pratique, elle a ses limites sur le plan juridique. Comme alternative, la signature électronique permet de contourner tous les inconvénients de cette pratique. Cette procédure vous facilite la vie pour signer vos contrats en ligne et en toute sécurité.
Signer à distance avec la signature électronique
La signature électronique permet au signataire de signer et approuver un document par le biais d’un logiciel informatique. Sa présence sur la place n’est plus impérative.
L’acte permet d’éviter tout déplacement ou l’envoi des documents par courrier postal. De plus, elle vous épargne les retards causés par les démarches administratives, ou la perte d’un contrat.
La signature électronique permet de signer à distance ses documents sans contraintes. La procédure reste simple, mais efficace et sécurisée. Pour ce faire, le signataire reçoit par mail les documents à signer. Après les avoir consultés, il peut signer en ligne. De cette façon, l’acte peut se faire en temps réel et en toute sécurité.
Signer des contrats en toute sécurité
Même si la signature électronique d’un document semble anodine, un simple copier/coller d’une image JPEG. Sachez que l’on peut signer des documents de manière totalement sécurisée et légale avec la signature électronique.
Selon le règlement européen eIDAS, un cadre juridique spécifique régit l’utilisation et la recevabilité d’une signature électronique au sein de l’UE. En France, la légitimité de la signature électronique est cadrée par les articles 1366 et 1367 du Code civil.
Alors, si vous devez signer vos contrats en ligne, vérifiez que la plateforme utilise un outil certifié par l’eIDAS. Ainsi, vous évitez les litiges sur la paternité de la signature, car les signataires sont identifiés de manière fiable. De plus, ce processus permet d’authentifier l’acte et d’éviter les risques de modification ultérieure des signatures.
Avec la signature électronique, vous êtes sûrs de la sécurité de vos contrats en plus des autres avantages qu’elle offre.
Les avantages de la signature électronique
Comme on vient de le présenter, la signature électronique est une alternative rapide, efficace et légale pour remplacer la signature manuscrite ou la signature PO. De plus, notre société actuelle entre de plus en plus dans l’ère du digital.
À part cela, l’utilisation d’une signature électronique offre de nombreux avantages :
- Elle permet de signer des documents officiels à distance.
- Elle améliore la gestion des documents d’entreprise et offre une meilleure hiérarchisation.
- Très pratique pour approuver et signer des documents urgents.
- Elle évite l’usage des signatures PO ou PP, ce qui peut prendre du temps.
- Elle est légale et sécurisée ce qui permet d’éviter l’usage de fausses signatures.
Si vous êtes un chef d’entreprise, vous savez l’importance et la valeur d’une signature. Il est donc primordial de le sécuriser que ce soit pour une signature PO ou une signature PP. La signature électronique offre une alternative rapide, efficace et sécurisée pour parapher vos documents où que vous soyez.
